Polityka Prywatności

Prawo sprzeciwu: W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) przysługuje Ci prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności.

6. Dane klientów użytkownika (biura rachunkowe)

W przypadku gdy użytkownik korzysta z Usługi do przetwarzania danych swoich klientów (np. dokumentów księgowych):

• użytkownik pozostaje administratorem danych osobowych swoich klientów,

• AgentX działa jako podmiot przetwarzający (procesor) zgodnie z art. 28 RODO.

AgentX przetwarza takie dane wyłącznie na polecenie użytkownika i w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi. Na żądanie udostępniamy umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA).

Uwaga: Użytkownik jako administrator danych swoich klientów jest odpowiedzialny za spełnienie obowiązków informacyjnych wobec tych osób (art. 13 i 14 RODO), w tym poinformowanie ich o powierzeniu przetwarzania danych podmiotowi AgentX.

7. Czego NIE robimy z Twoimi danymi

✗ NIE sprzedajemy danych użytkowników ani danych księgowych osobom trzecim

✗ NIE wykorzystujemy dokumentów księgowych do trenowania modeli AI

✗ NIE udostępniamy danych w celach marketingowych

✗ NIE przeglądamy dokumentów księgowych użytkowników, chyba że jest to konieczne do rozwiązania zgłoszonego problemu technicznego

8. Udostępnianie danych osobowych

Możemy ujawniać dane wyłącznie następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcy usług – hosting, analityka, obsługa płatności, dostawcy modeli AI (szczegółowa lista w Załączniku 1)

• Podmioty powiązane – spółki należące do grupy AgentX

• Organy publiczne – jeżeli wymagają tego przepisy prawa

• Transakcje korporacyjne – np. w przypadku fuzji, przejęcia lub sprzedaży części przedsiębiorstwa

Nigdy nie sprzedajemy danych użytkowników.

9. Bezpieczeństwo danych księgowych

AgentX traktuje dane księgowe i finansowe jako dane o szczególnej poufności. Stosujemy m.in.:

• Szyfrowanie danych: TLS podczas transmisji, szyfrowanie at rest podczas przechowywania

• Izolację danych: dane każdego użytkownika są logicznie oddzielone od innych

• Kontrolę dostępu: dostęp do danych mają wyłącznie uprawnieni pracownicy na zasadzie minimalnych uprawnień

• Monitorowanie bezpieczeństwa: systemy wykrywania zagrożeń i monitorowania infrastruktury

Dokumenty księgowe przetwarzane w Usłudze nie są wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Usługa wykorzystuje modele sztucznej inteligencji (AI) do przetwarzania zapytań i analizy dokumentów księgowych. Należy jednak wyróżnić:

• Wspomaganie pracy: Modele AI generują odpowiedzi i analizy, które mają charakter pomocniczy. Ostateczna decyzja zawsze należy do użytkownika (księgowego).

• Brak zautomatyzowanych decyzji: Usługa nie podejmuje decyzji, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.

• Brak profilowania: Nie tworzymy profili użytkowników w celach marketingowych ani nie podejmujemy decyzji opartych na profilowaniu.

Jeśli w przyszłości wprowadzimy funkcje oparte na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, poinformujemy o tym użytkowników i zapewnimy odpowiednie gwarancje, w tym prawo do uzyskania interwencji ludzkiej, wyrażenia własnego stanowiska i zakwestionowania decyzji.

11. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy tylko przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce:

• Dane konta: do momentu usunięcia konta użytkownika

• Dane płatności: zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi (zazwyczaj do 5 lat)

• Logi systemowe: zazwyczaj do 12 miesięcy

• Dane komunikacji: do 24 miesięcy w celu obsługi zgłoszeń

• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do momentu wycofania zgody

Po usunięciu konta dane są usuwane lub anonimizowane w ciągu maksymalnie 30 dni, chyba że obowiązujące przepisy prawa (np. przepisy podatkowe, obowiązki archiwizacyjne) lub konieczność dochodzenia roszczeń wymagają dłuższego przechowywania. W takim przypadku dane są przechowywane przez minimalny wymagany okres.

12. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu – możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz żądać kopii danych

• Prawo do sprostowania – możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych

• Prawo do usunięcia – możesz żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach

• Prawo do przenoszenia danych – możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie (JSON, CSV lub ZIP)

• Prawo sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie

• Prawo do cofnięcia zgody – w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia

Jak zrealizować swoje prawa

Aby skorzystać z przysługujących Ci praw:

• Wyślij wniosek na adres: smul@drpoket.com lub ksiegoboty@agentx.so

• W tytule wiadomości wskaż, z którego prawa chcesz skorzystać (np. „Żądanie dostępu do danych”)

• Możemy poprosić o weryfikację tożsamości w celu ochrony Twoich danych

Termin realizacji: Odpowiemy na Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku. W przypadku skomplikowanych lub licznych żądań termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni, o czym zostaniesz poinformowany.

Forma odpowiedzi: Odpowiedź zostanie udzielona w formie elektronicznej (e-mail), chyba że zażądasz innej formy.

Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

13. Pliki cookie

Serwis wykorzystuje pliki cookie w celu zapewnienia prawidłowego działania Usługi.

Rodzaje plików cookie

• Niezbędne – zapewniają prawidłowe działanie strony (utrzymanie sesji, logowanie). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).

• Analityczne – pomagają zrozumieć sposób korzystania z Usługi. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika).

• Funkcjonalne – zapamiętują preferencje użytkownika. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda użytkownika).

Szczegółowa lista plików cookie wraz z ich nazwami, dostawcami, celami i czasem wygaśnięcia jest dostępna w panelu zarządzania cookies na stronie.

Wyłączenie niektórych plików cookie może ograniczyć funkcjonalność Usługi.

14. Międzynarodowy transfer danych

W związku ze świadczeniem Usługi dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Transfer ten jest niezbędny do realizacji Usługi, ponieważ modele sztucznej inteligencji wykorzystywane przez Usługę działają na serwerach zlokalizowanych w USA.

W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych stosujemy:

• Standardowe Klauzule Umowne (SCC) – zatwierdzone przez Komisję Europejską, zawarte z każdym dostawcą przetwarzającym dane poza EOG

• Dodatkowe środki techniczne – szyfrowanie danych w tranzycie (TLS) i w spoczynku

• Umowy powierzenia przetwarzania (DPA) – z każdym dostawcą usług (w tym dostawcami modeli AI)

Szczegółowa lista podwykonawców i mechanizmów transferu znajduje się w Załączniku 1.

15. Dzieci

Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla osób dorosłych oraz przedsiębiorców. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych osób poniżej 16 roku życia (UE) lub 13 roku życia (USA). W przypadku powzięcia informacji o zebraniu takich danych, zostaną one niezwłocznie usunięte.

16. Linki zewnętrzne

Usługa może zawierać linki do stron trzecich. Nie ponosimy odpowiedzialności za polityki prywatności tych stron. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności każdej odwiedzanej strony.

17. Zmiany w Polityce Prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę Prywatności. Aktualna wersja będzie zawsze dostępna na stronie ksiegoboty.pl.

W przypadku istotnych zmian poinformujemy użytkowników drogą mailową lub poprzez powiadomienie w Usłudze z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

18. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych:

Inspektor Ochrony Danych: Sebastian Mul

E-mail IOD: smul@drpoket.com

E-mail ogólny: ksiegoboty@agentx.so

Administrator danych:

AgentX Inc.

Przedstawiciel w Polsce / EOG (art. 27 RODO):

dr Poket Poland Sp. z o.o.

ul. Lęborska 3B, 80-386 Gdańsk, Polska